【優先順位のつけ方】成功している経営者が実践している優先順位のつけ方

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仕事の優先順位は大切です。どんな仕事をしている人も、しっかり理解している人は仕事のできる人としてまわりの信頼も厚いものです。そうした一般的な優先順位についての考え方は最後に触れますが、経営者の考える最優先は「事業の目標達成」です。優先的な仕事の捉え方についてお伝えします。
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優先順位は立場によって違う

経営者の優先順位は「目標に向かっているか」

優先順位の付け方は立場によって違います。とくにたくさん仕事を抱えている経営者は事業の目標達成にどれが大切かで判断するクセをつけましょう。

経営者は目標の最短距離が最優先

事業に向かう経営者は船の船長です。目的地を見失ったり寄り道をしたりするのが最優先ではありませんよね。

目的地にいち早く着くことが一緒の働いてくれている従業員(クルー達)の喜びでもあるのですから。

強く意識することが大切

起業するときは強く思い描いていた「目標」が、いつの間にかぼんやりしてきていないでしょうか?もしそうでしたら原因は2つしかありません。

  • そうなりたいという意識が低いこと
  • 他人の評価を気にしすぎていること

前者の場合は起業すること自体が目標だったというケースが多いですね。

もしそうだったとしてもこれから明確な目標を持てば問題ないです。

後者のケースは強い人間になるしかありません。強いというのは意思が揺るがないということです。

経営者になったということは結果でしか判断されないことに気づけば大丈夫です。

やらないことを決める

やらないことを決めることもとても大切。重要な仕事をこなすコツと言えるかもしれません。

じつは何かを切り捨ててしまうことは簡単なことではありません。

捨てる勇気を持つコツは「完璧さを追求」したり「どの仕事もそつなくこなしたい」という出来る自分という欲求を捨てましょう。

時間をうまく使う人というのは自分(会社)に無駄なものを捨てているんです。

仕事に向かう前に考える

優先順位のつけ方が慣れないうちは「その日の仕事を書き出す」というものがあります。メモアプリだったり付箋だったりします。

書き出した上で順番を決めていくというやり方ですね。

実際に自分のデスクに付箋を貼って、上から剥がしていくことを習慣にしている経営者を見たことあります。とてもわかりやすくてオススメですよ。

ちなみに仕事終わりに次の日のタスクを書きだしておく方が効率的です。

従業員の仕事の優先順位

何も指示がなければ大切な仕事があっても、どうしても得意な仕事や簡単な仕事から手をつけがちです。そして「仕事をしている感」「忙しい私」になり、大切な仕事から目を背けてしまいます。

指示がなければ当然のことです

何も指示がなければ楽をしてしまうのは誰しもそうです。上司である経営者の責任ですね。

優先順位をつけて仕事をしてもらわないと「いい仕事をする会社」にはなりません。

お客様と会社が最優先

いつもそばにいられないので、従業員自身に判断してもらう場面ももちろんあります。そうした時の判断基準を伝えておかなければいけません。

経営者と同じく目標に向かう意識づけできていればそれに越したことはないのですが、もう少し具体的な方が判断しやすいです。

どんな職種であっても「お客様のため」か「会社のため」になることが基準になるはずです。

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優先すべき仕事がないとき

手を動かしてもらうこと

優先すべき仕事がない場合には、まずは手を動かしてもらうことからはじめてください。仕事のリズムが出ます。リズムが出ると一日で出来る仕事量も増えます。

仕事を残さないこと

とにかく仕事を終わらせてもらうことを意識してもらいましょう。

たとえ仕事が不完全であっても終わらせる癖をつけてあげてください。不完全な部分は経営者が補完してあげましょう。どこかで詰まると時間ばかり取られて迷子になってしまいます 笑。

仕事を残さない癖がつくと自信にもつながりますし、会社としても効率が上がります。

仕事をチェックすること

経営者は必ず従業員の仕事をチェックしてください。任せっぱなしが一番ダメです。

何ができて何ができないのかを知ることも大切ですし、お客様により満足していただいてもらうために仕事の補完をしなくてはいけません。

料理と同じです

仕事の効率を考えて優先順位をつけることは料理と似ています。というか同じです。食材を煮たり焼いたり切ったりして料理が出来上がりますよね。何が最初で何かを煮ている間に何かを切って、出来上がる直前にこれを焼いて…と頭の中で順番をつけて料理することと同じです。その組み立てをしましょうということですね。

【参考】一般的な優先順位のつけ方

広く一般的に語られる優先順位の付け方を簡単に説明します。基本的な考え方なので的を得てます。従業員に意識してもらうのに役立ちますよ。

緊急か重要かで決める

その仕事が緊急なのか、もしくは重要なのかで見極める方法です。「緊急性が高い・低い」と「重要度が高い・低い」を軸に4つに分類して優先順位を考えるやり方です。

  1. 重要度が高く、緊急度の高いタスク
  2. 重要度が低く、緊急度の高いタスク
  3. 重要度が高く、緊急度の低いタスク
  4. 重要度が低く、緊急度の低いタスク

以上のように分けられますね。

順番を指示しましょう

上記の区分で仕事を指示する順番は「1→2→ 3→ 4」もしくは「1→ 3→ 2→ 4」になりますね。

緊急性の高い仕事は「期日」の問題か「トラブル」が多いです。差し迫った時は緊急度を重視しましょう。

差し迫っていなければ、事業としての重要度の方が大切でしょう。

面倒な仕事や難しい仕事だと足が向かないのでしっかり仕事の順番は指示を出しましょうね。

一日にできる仕事量がある

働いてもらう時間は限られていますので、優先順位が下位の仕事(4番)は時間が足りずにできなくても構いません。

緊急性が低い仕事の内容というのはその後の仕事をスムーズに進めるための準備が多くなります。そうした仕事も大切なのでいつまでも放っておかないように重要な仕事がない時は指示しましょう。

早い時間に向いている仕事

仕事が始まったばかりの時間はとにかく手を動かしてもらうことがいいです。先ほども述べましたが手を動かすことで一日の仕事のリズムもできて、その日の後半は時間のかかる仕事に向いているといわれます。これは結構大切なことですね。

優先順位のつけ方のまとめです

優先順位の付け方はその立場によって変わるものです。経営者は目標第一で目の前の仕事に向かうようにしましょう。この記事のまとめです。

  • 目標を決めて強く意識する
  • 達成につながることを優先的にする
  • やらないことを決める
  • 従業員には重要性と緊急性から判断し指示すること
  • 従業員の仕事はチェックすること

やっぱり一番難しいのは捨てることですね。意識していれば少しづつ出来るようになるはずです。

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